Les salons sont souvent des temps forts de l’année commerciale des entreprises. Les moyens budgétaires et humains alloués étant conséquents, l’enjeu est fort ! D’où l’intérêt de ne pas manquer ces rendez-vous cruciaux : Bautan vous a concocté une checklist pour ne rien omettredans l'organisation de vos salon, à vos crayons !

1. Participer à un salon, oui, mais comment prévoir l'organisation les mois qui le précède ?

Un salon se prépare des mois à l’avance !
Avant de se lancer dans les préparatifs et la réservation des emplacements et même des équipements, il faut se définir un budget.
Ce budget comprend :

• L’emplacement du stand,
• La création et le montage d’un stand professionnel à vos couleurs (mobilier, TV, PC, visuels etc…)
• La logistique d’acheminement et de montage du matériel,
• Le matériel à prévoir : plaquettes, brochures, goodies, documents de prises de rendez-vous / fiches d’information client, cartes de visites, matériel d’expo (le totem volet Bautan par exemple)...
• Restauration / accueil client : café / machine à café, thé/bouilloire, boissons et encas clients.
• Le logement en demi-pension de l’équipe commerciale sur le stand.

 

L’emplacement salon est désormais booké, place à la planification des tâches.
Préparez dès à présent le planning d’organisation de ce salon, inscrivez chaque tâche dans votre agenda afin de ne manquer aucune échéance !

En amont du salon, il s’agit de préparer votre stand et tous les visuels autour. Votre stand doit attirer l’œil tout en respectant votre identité de marque et votre charte graphique. L’enjeu est de se démarquer au milieu d’une foule d’autres exposants tout autant équipés que vous !
Ainsi, vous devez préparer :

• Votre stand,
• Les brochures commerciales à distribuer,
• Les éléments hors mobilier : à titre d’exemple, chez Bautan, nous vous proposons un totem volets ou des volets expos, un totem carton.
• Créer des vidéos qui seront peut-être diffusées sur une TV sur votre stand,
• Les goodies qui seront distribués tout au long du salon.

 

2. L'organisation quelques semaines avant le salon, l’installation et pendant le salon

La date de l’évènement approche, une tonne de tâches vous incombe !
Pas de panique, grâce à notre checklist, rien ne passera au travers !

• Assurez-vous que l’hébergement de votre équipe soit bien booké, à proximité du salon.
• Validez l’installation de votre stand.
• Préparer physiquement tous les éléments matériels à amener : cartons de brochures, totems, goodies, fiches clients, cartes de visite etc…
• Préparez une boîte à outils pour des petites réparations de matériel et des piles (bien pratique pour les télécommandes par exemple !), une trousse d’urgence pour les petits bobos du quotidien, et un kit de nettoyage pour que le stand soit toujours impeccable et donne une image professionnelle de votre entreprise !
• Briefez vos équipes

Et surtout : communiquez auprès de vos prospects et clients. Invitez-les sur le salon, prévoyez des cadeaux ou des évènements pour les inciter à venir vous voir etc…
Suggestion d’invitation client :

• 1 mois avant : mail + courrier d’invitation
• 1 semaine avant : rappel mail / sms
• 3 jours avant l’ouverture du salon : dernier rappel mail / sms

 

Sur vos réseaux professionnels :

• 2 semaines avant, faites savoir à votre réseau votre présence sur le salon,
• Lors du montage du stand ou de la préparation du salon, faites des posts en live,
• Pendant le salon, postez régulièrement sur vos réseaux.

 

Pendant le salon, vos équipes sur place sont l’image de votre société. En professionnels aguerris, vos commerciaux vont vivre un salon à 100 à l’heure. Pour leur faciliter leur expérience, nous vous conseillons :

• de ranger la réserve et d’étiqueter les cartons / sacs correctement,
• de coller une notice d’utilisation du matériel,
• de laisser en évidence les badges nécessaires et l’équipe et les règles concernant la restauration, les heures d’ouverture du salon etc…

3. L’après-salon, l’enjeu de la concrétisation

Le salon est terminé,
Vos équipes sont lessivées de l’effervescence, du bruit, de l’énergie dépensée pendant le salon. Malheureusement, on ne s’arrête pas en si bon chemin !

A la fin du salon, il faut s’assurer que la logistique du stand soit bien rodée pour que tout arrive à bon port, équipement et matériel commercial, qu’on pourra utiliser pour le prochain salon.

Deux points sont clés pour que l’action commerciale porte ses fruits :

En termes de notoriété, un post sur les réseaux sociaux de l’entreprise pour clôturer l’évènement, remercier les équipes de leur travail est essentiel.
En termes "commercial", vous allez devoir :

• Contacter tous les clients pour les remercier de leur visite sur votre stand,
• Dispatcher les contacts clients entre vos commerciaux pour continuer et finaliser la vente,
• Rentrer les nouveaux prospects dans votre CRM pour l’enrichir.

Alors oui, être présent sur un salon est un travail de titan, mais les retours sont tellement importants ! d’où la nécessité de préparer chaque étape et de les planifier dans le temps. Bien sur, en fin d’action commerciale, provoquez un débrief général sur l’évènement, pour avoir les ressentis de vos commerciaux et améliorer votre présence sur le prochain salon.

Bautan vous a préparé une checklist téléchargeable que vous retrouvez ici
L’équipe Bautan vous souhaite d’excellents salons. Nos commerciaux sont à votre disposition pour vous fournir le matériel nécessaire : totem volets, totem carton, brochures, nuanciers etc…

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